Bekas majikan enggan hapus maklumat peribadi selepas lima tahun tamat

Majikan yang menyimpan rekod pekerja tertakluk kepada beberapa keperluan berkanun yang mensyaratkan tempoh penyimpanan minimum tertentu bagi rekod tertentu, seperti rekod berkaitan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) dan cukai pendapatan yang mungkin perlu disimpan untuk tempoh tertentu bagi tujuan audit atau pematuhan cukai di bawah Akta Cukai Pendapatan 1967 (Akta 53), tetapi dakwaan menyimpan 'semua rekod pekerja tanpa had masa' tanpa justifikasi khusus bagi setiap jenis data adalah tidak konsisten dengan Prinsip Had Penyimpanan di bawah Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 (Akta 709, dipinda 2024), yang mensyaratkan data peribadi tidak disimpan lebih lama daripada yang benar-benar diperlukan bagi tujuan sah tertentu. Langkah pertama yang disarankan ialah menghantar permintaan bertulis yang lebih terperinci kepada bekas majikan anda, secara khusus meminta mereka menjelaskan justifikasi undang-undang bagi setiap kategori data yang mereka dakwa perlu disimpan tanpa had masa, dan membezakan antara data yang mungkin benar-benar tertakluk kepada keperluan penyimpanan berkanun (seperti rekod KWSP tertentu) berbanding data yang tiada justifikasi jelas untuk terus disimpan selepas lima tahun tamat perkhidmatan, seperti nombor telefon peribadi yang tidak lagi relevan untuk tujuan pentadbiran gaji yang telah lama selesai. Sekiranya majikan masih memberikan jawapan umum tanpa justifikasi spesifik yang jelas, anda boleh membuat aduan kepada Jabatan Perlindungan Data Peribadi (JPDP) berkaitan kegagalan mematuhi Prinsip Had Penyimpanan bagi data peribadi bekas pekerja, menyertakan salinan permintaan asal dan respons majikan sebagai bukti sokongan. JPDP akan menilai sama ada justifikasi majikan tersebut memenuhi keperluan undang-undang yang sah, dan berkuasa mengarahkan pemadaman data yang tidak lagi mempunyai justifikasi sah untuk disimpan. Memandangkan data akaun bank anda khususnya adalah maklumat sensitif yang berpotensi berisiko tinggi sekiranya terdedah kepada penyalahgunaan, anda boleh menekankan aspek ini secara khusus dalam aduan anda kepada JPDP, kerana data kewangan sensitif yang disimpan tanpa justifikasi jelas dan tanpa keperluan berterusan menimbulkan risiko keselamatan yang lebih ketara berbanding maklumat kenalan biasa.